Bilan d'activité 1997 - 1998 de la Guilde des Doctorants

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Opérations pour les concours universitaires

Introduction

Chaque année, pour les candidats aux concours universitaires, c'est la course pour obtenir des renseignements sur les postes proposés. En effet, si la liste des postes ouverts est publié par le Journal Officiel (JO) et est mise à disposition sur le site Legifrance, il est difficile d'obtenir des renseignements indispensables pour bien préparer sa candidature (profil précis du poste, personnes à contacter, ...). De plus, les formulaires de candidatures ne sont disponibles qu'en format HTML en appendice des arrêtés organisant le concours.

Pour éviter que chaque candidat ne cherche ces informations de son côté (ce qui est d'ailleurs une mission quasi impossible pour les expatriés), la Guilde a développé un certain nombre d'actions mutualistes sur ce thème.

Pour le concours 1997, la Guilde avait mis en place un service de recherche, de saisie et de consultation de profils de poste. La recherche et la saisie de ces informations avaient été effectuée par des Hotdociens bénévoles et une automatisation de la création des pages avait été mise en place par la Guilde Des Doctorants. Les formulaires de candidatures avaient aussi été rendus disponibles sous divers formats.

Cette année, nous avons continué ces activités mais de manière plus systématique. Notre objectif a été double : d'une part améliorer la qualité de notre << machine à profils de postes >> afin d'augmenter la convivialité logicielle et de limiter au maximum les interventions des administrateurs ; d'autre part, mettre en place d'autre services complémentaires tels la mutualisation des listes de postes d'ATER ou encore une base de données des dates d'auditions.

Tous ces dispositifs ont été conçus dans un esprit mutualiste : ce sont des outils qui permettent de centraliser des informations. La saisie des données est faite par les utilisateurs et non pas par les guildeurs. Le bilan 1998 est extrêmement positif : la solidarité entre jeunes docteurs a bien fonctionné et, fait nouveau par rapport à 1997, la participation des permanents semble avoir décollé si on en juge par les messages que nous avons reçus sur notre liste d'assistance technique.

Cette année encore, de nombreuses personnes ont participé à cette opération. Le développement de la seconde version de la machine à profils à été réalisée par Ch. Gouinaud. La liste d'assistance technique a été animée par M. Billien, P. Degiovanni, R. Gallois, Ch. Gouinaud, M.-P. Stuchlik et L. Verdot. La machine à auditions a été développée par L. Granboulan qui a également conçu le lien dynamique vers les listes du Journal Officiel. Enfin, de nombreuses personnes ont entré les profils de postes, fourni des formulaires sous divers formats et des outils logiciels, ou encore collecté des informations sur les ATER et ont assuré le succès de ces actions.

Opération << Profil de postes >>

L'opération 1998 a été préparée longtemps avant le concours à proprement parler. Elle a été accompagnée par une forte publicité :

Envoi de courriers électroniques sur toutes les listes de la Guilde et aux associations de doctorants (CEC et autres) ;
Mise à disposition sur le WEB d'affiches sous divers formats (Word PC et Mac, Postscript, RTF) annonçant l'opération et à placarder dans les laboratoires ;
Envoi postal par la Guilde à toutes les présidences d'université, aux directions des IUFM et écoles normales, et aux 14 CIES d'une lettre d'annonce de l'opération (coût environ 800 F) ;
Mise en place de pages d'aides et d'information sur le serveur de la Guilde et constitution d'une équipe de << dépanneurs >>.

Nous avons aussi rendu disponibles un certain nombre d'outils pour faciliter les étapes pratiques de constitution de dossier. Tous ces outils ont été élaborés par des usagers de la Guilde qui nous les ont ensuite transmis :

Formulaires de qualification et de candidature aux formats suivants : Word 7 PC, 5.1 et 6.0 Mac, RTF, Postscript, LaTeX et LaTeX2e.
Outils logiciels de production automatique de dossiers de candidatures lors de candidature sur plusieurs emplois.
Listes de postes : Legifrance n'a pu faire passer la liste de tous les postes et la Direction des Personnels Enseignants a mis sur Internet un fichier de 1,5 Mo. Nous avons pu le récupérer et le segmenter par section ce qui l'a rendu de fait nettement plus disponible.

Evolution du logiciel

Le logiciel gérant les profils de postes a été entièrement réécrit. Il a alors acquis les fonctionnalités suivantes, qui n'étaient pas présentes dans la première version :

Authentification de l'utilisateur qui saisit un profil par retour d'un code confidentiel (appelé << clef de profil >>) par courrier électronique ;
Fonctionnalités de correction du profil (sous réserve d'avoir la << clef de profil >>) ;
Détection des tentatives d'altération des informations ;

Du coup, chaque usager est devenu un << posteur de profil >> potentiel. Nous n'avons pas eu à constituer d'équipe de personnes habilitées à entrer les données ou à les corriger. L'accent a alors été mis sur l'aide aux utilisateurs, par la mise en place d'une liste d'aide.

De plus, le logiciel étant écrit de manière particulièrement modulaire, cela nous a permis de produire en très peu de temps une machine à profils PRAG/PRCE et une machine à profils ATER. Cette modularité sera un atout pour la prochaine évolution de ce logiciel (version 1999).

Ultérieurement, un des usagers a conçu un module couplant les listes d'emplois extraites du Journal Officiel à la base des profils de postes. De la sorte, une lecture de la liste des postes offerts au concours permettait de voir dans quels cas un profil avait déjà été saisi.

Bilan de l'opération

A titre de rappel, pour le concours 1997, environ 200 profils de postes de Maıtres de Conférences et de Professeurs, soit près de 10 % du total avaient été mis à disposition.

L'édition 1998 a vu un doublement de ces chiffres : 480 emplois de Maıtres de Conférences et 85 emplois de professeurs ont été saisis. Ceci constitue une progression tout à fait spectaculaire.

Une étude du rapport entre le nombre de postes saisis et le nombre de postes proposés au concours (<< taux de couverture >> de notre machine à profils) montre évidemment que les sections de sciences dites exactes ont été les mieux couvertes avec un taux de 27,8 % pour les postes de maıtres de conférences et de 9,9 % pour les professeurs contre 3,2 % et 2,4 % respectivement en sciences de l'homme et de la société. Les groupes de sections CNU les mieux couverts sont les groupes 6 (Physique) et 10 (Biologie), avec des taux pour les maıtres de conférences de 47 et 42 % respectivement, puis viennent les Mathématiques et l'Informatique avec 34 % et les Sciences de l'Univers (29 %). La chimie et les disciplines de Génie sont à 19 % et 16 % respectivement. Tous les groupes de sciences humaines ont un taux de couverture Maıtre de Conférence inférieur à 4 % à l'exception du groupe 2 (Sciences économiques et de gestion) qui affiche un taux de 5,6 %. Ces différences s'expliquent bien entendu par la pénétration d'Internet dans les différentes disciplines mais aussi par les pratiques culturelles de chaque communauté. Quoi qu'il en soit, des taux de plus de 30 % doivent être considérés comme la signature d'une excellente perception de notre initiative dans ces communautés scientifiques.

Dans toutes les sections, les postes de professeurs sont moins bien couverts que ceux de maıtres de conférences. L'effet est particulièrement marqué dans le groupe 10 (Biologie) : 42 % pour les maıtres de conférences et 3,9 % pour les professeurs. Ceci s'explique sans doute par le fait qu'une bonne partie des profils ont été saisis par des jeunes docteurs, peu concernés par les postes de professeurs (effet de ciblage). Mais nous pensons que ce n'est pas le seul effet, et que la pratique du recrutement au niveau professeurs n'a pas évolué au même rythme que les pratiques pour les maıtres de conférences du fait de la différence de pression à l'entrée dans chacun de ces corps.

Les chiffres les plus impressionnants sont les statistiques d'accès à ces services. Le lecteur trouvera en appendice C le détail de ces données. Rappelons simplement qu'entre mars et juin 1998, nous avons comptabilisé :

Plus de 9.000 formulaires de candidatures délivrés ;
Environ 40.000 consultations du sommaire des fiches et 20.000 consultations de la page des << nouveaux profils >> (entrés depuis moins de trois jours) ;
Plus de 32.000 consultations des listes de profils par section CNU ;
Plus de 70.000 consultations de notre page d'accueil du concours universitaire.

La phase de qualification qui s'est déroulée en décembre 1997 et janvier 1998 a également été un succès :

Environ 14.500 consultations de notre page accueil des concours universitaires ;
Plus de 5.400 formulaires de qualification délivrés.

Nous n'avons pas établi les taux de couverture par établissement mais c'est clairement un paramètre intéressant.

Automate à auditions

Dans le feu de l'action, nous avons senti une forte demande pour un affichage centralisé des dates d'auditions. Un utilisateur de la Guilde (depuis devenu un Guildeur) a donc mis en place un automate pour centraliser les dates d'auditions.

Pendant le mois de juin 1998, le script de consultation/saisie de planing d'auditions a été activé 17.000 fois. Les listes de planing par groupes de sections CNU ont été consultés plus de 1.400 fois. Là encore, c'est clairement un succès, surtout pour une opération montée en si peu de temps.

Le logiciel mis en place cette année sera sans doute refondu l'an prochain. Son ergonomie sera améliorée et il sera mieux intégré avec la machine à profils.

Opération ATER

L'effort s'est porté dans trois directions : premièrement, la mutualisation des informations relatives aux modalités administratives, ensuite la collecte des listes d'emplois disponibles dans chaque académie (listes rectorales), et enfin la collecte de profils de postes d'ATER.

Mutualisation des informations administratives

La Guilde a permis de mutualiser les informations relatives aux dates limites de demande de dossier dans les rectorats. Fidèles à notre principe mutualiste, nous avons proposé aux usagers de centraliser les informations qu'ils pourraient récolter eux-mêmes auprès des rectorats.

L'opération fut un succès, surtout si on sait que, du fait d'un léger flottement entre l'administration centrale et les rectorats, des informations contradictoires ont circulté pendant plusieurs semaines... Finalement, pour 25 rectorats sur 30, nous avons pu obtenir des informations sur les modalités de retrait de dossier. Les statistiques d'accès sont détaillées dans l'appendice D. Quelques ordres de grandeur :

Près de 22.000 consultations de la page accueil << ATER >> entre avril et juillet 1998 ;
Plus de 3.500 consultations d'une page d'aide à la consultation d'un dossier ATER, et sur notre point réglementaire sur les ATER.

Nous devons hélas signaler plusieurs messages de doctorants et/ou docteurs, déroutés par les errements de la procédure 1998. Malgré nos efforts, nous n'avons pu éviter ce genre de désagrément, indépendant de notre volonté. Un fax de la Direction des Personnels Enseignants (DPE) a rétabli les choses fin avril. Nous l'avons reproduit sur notre serveur et il a été consulté 850 fois jusqu'à la fin juin.

Collecte des listes rectorales

La mutualisation des listes de postes fournies par les rectorats à été un succès et n'a pas souffert des mêmes errements que la mutualisation des modalités de retrait de dossier. Le principe était simple : dans un premier temps, la Guilde fournit des modèles Excel (PC et Mac) et HTML pour la récupération des listes, puis les utilisateurs sont invités à saisir ou à récupérer les listes qu'ils ont pu obtenir dans le cadre de leurs candidatures. En aucun cas, les administrateurs de la Guilde ne sont allés à la pèche aux listes.

Finalement, nous avons récupéré 15 listes rectorales sur 30 potentielles ce qui est plutôt un bon taux pour une opération reposant de manière cruciale sur les usagers. Les taux de consultations sont élevés. Elles ont été consultées plus de 4.300 fois entre mai et juillet 1998, dont plus de 3.100 fois pendant le seul mois de juin.

Profils de postes ATER

Une machine à profils ATER a été activée. Mais, à la différence de la machine à profils Prof/MdC, celle-ci n'a pas eu le même succès. Seulement 26 profils ont été signalés, ce qui est ridicule comparé au millier d'emplois d'ATER potentiels.

Ce faible score s'explique sans doute par des facteurs culturels. Alors que peu à peu, l'ouverture du recrutement des enseignants-chercheurs progresse dans les esprits, le localisme reste encore très fort au niveau des postes d'ATER. Dans beaucoup d'établissements, les postes d'ATER sont vus comme le moyen de << garder >> un docteur sans contrat post-doctoral ni poste après sa thèse. Et très souvent, les ATER sont utilisés pour financer la fin d'une thèse. Dans ce contexte, les pratiques restent extrèmement localistes, ce qui explique le peu de succès de notre opération << Profils ATER >>.

Si le ministère met en uvre les conclusions issues des tables rondes de l'automne 1997 (atelier ATER - PRAG), le recrutement des ATER post-doctoraux devrait être nettement plus ouvert : recrutement par les commissions de spécialistes, mobilité obligatoire, publication éventuelle de la liste des postes par le ministère.

Dans ce cas, cela ferait sûrement évoluer les mentalités. Gageons que la collecte des profils de postes d'ATER serait alors plus fructueuse.

Commentaires et projets pour 1999

Pour conclure cette section, nous présentons ici nos projets pour les prochains concours. Nous avons également tenté d'esquisser une répartition des rôles entre les différents partenaires qui interviennent lors des concours de recrutement. Nos remarques visent avant tout à améliorer la qualité globale de l'information pour les doctorants sur Internet, tout en évitant une << atomisation >> trop poussée qui rendrait la vie de tout à chacun plus difficile.

Analyse d'une possible répartition des rôles

L'opération << Profil de Postes >> sera reconduite pour 1999. Nous disposons maintenant d'une implantation tout à fait satisfaisante dans de multiples communautés scientifiques. L'expérience des concours 1997 et 1998 nous a suggéré un mode de structuration des informations relatives au concours :

Le ministère dispose de l'information institutionnelle : modalités réglementaires, listes des postes proposés au concours et enfin, la totalité des classements sur tous les postes lors la clôture de la phase d'auditions.

Nous pensons que ces informations devraient être disponibles sur le site du ministère. En effet, celui-ci en est la source et cette solution serait la plus efficace. Par exemple, les modalités réglementaires, le calendrier, les formulaires à un format universel (RTF par exemple) rentrent dans ce cadre.

Les sections du CNU dépendant du ministère, il serait logique qu'elles disposent d'un espace d'affichage sur le serveur du ministère. De nombreux doctorants nous ont signalé ce besoin. L'information qui semble la plus demandée est l'affichage des critères utilisés pour la qualification : critères sur les publications ou sur la maıtrise de la langue française par exemple...

Enfin, le ministère pourrait rendre public la totalité des classements des commissions lors de la clôture du concours. L'expérience prouve que de nombreux candidats et enseignants-chercheurs recherchent cette information dans les semaines qui suivent le concours. Enfin, toujours dans un soucis de transparence, le ministère pourrait rendre public la liste des personnes effectivement nommées sur chaque poste lorsque les v ux individuels sont saisis. Tout ceci contribuerait à la transparence et à l'ouverture du concours en replaçant chaque recrutement dans un ensemble plus global.
La Guilde des Doctorants dispose d'un savoir faire technologique et constitue un point d'entrée unique connu chez les candidats potentiels. Elle est donc particulièrement bien placée pour rendre disponibles des informations qui ne sont pas centralisées au ministère, et pour lesquelles l'atomisation sur 200 serveurs WEB d'établissement pénalise les candidats.

Les profils de postes rentrent dans cette catégorie : les candidats font souvent un tri thématique et non pas géographique. Un service centralisé comme celui proposé par la Guilde permet donc un accès global à l'information et facilite la tâche des candidats.
La centralisation des dates d'auditions ainsi qu'un annuaire des commissions sont également utiles : il s'agit de permettre au candidat de détecter facilement les collisions dans son emploi du temps et de prendre contact rapidement pour les éviter.

La Guilde peut également permettre la diffusion d'outils logiciels d'aide à la construction de dossier (formulaires sous d'autres formats et scripts de construction automatique). Par essence, les utilisateurs sont les plus à même de définir et fabriquer de tels outils et donc un serveur mutualiste global est le mieux placé.
Les établissements peuvent communiquer la liste des postes dont ils disposent et des informations pratiques qui leur sont spécifiques : coordonnées précises des membres des commissions, planing détaillé des auditions, renseignements pratiques (plans d'accès etc). Toutes ces informations relèvent de la << structure fine >> et intéressent au premier chef les candidats à un stade assez avancé du concours (auditions).

Nous retenons aussi une proposition faite par plusieurs doctorants : les commissions pourraient rendre publiques (via les serveurs d'établissement) un bref compte rendu de leurs délibérations, expliquant les critères qui ont été utilisés pour faire le choix. Ceci constituerait une marque d'ouverture.
Les sociétés savantes ont développé des services relatifs au concours d'entrée. La cellule MathDoc et la SMAI ont rendu disponibles des listes de profils dans leur discipline. L'IN2P3 s'est livré à une prospective sur les ouvertures de postes. Par ailleurs, des guides du candidat, prenant en compte les spécificités disciplinaires ont été rendus disponibles sur le réseau : une note aux candidats en section 27 était disponible au CNAM.

Nous pensons que le développement de serveurs de profils par les sociétés savantes n'est plus vraiment nécessaire compte tenu de nos opérations << Profils de Postes >>. En revanche, les sociétés savantes, qui regroupent des communautés scientifiques bien définies, sont les mieux placées pour la diffusion de conseils et d'informations spécifiques à leur champ disciplinaire : conseils aux candidats pour la constitution de dossier, ou pour les auditions.

Les projets de la Guilde

Au niveau du logiciel, une troisième version sera développée qui devrait apporter des fonctionnalités nouvelles :

Extraction automatique des coordonnées des établissements à partir de la ville et du nom de l'établissement ;
Possibilité de recherche des profils par région, établissement ou par section ;
Lien dynamique avec les listes de postes du Journal Officiel signalant quels postes offerts au concours ont un profil signalé ;
Interfacage de la machine à profils avec l'automate à dates d'auditions : il sera possible de passer d'un profil aux auditions et vice-versa automatiquement.

Nous réflechissons aussi à la possibilité d'ouvrir la machine à profils bien avant le concours. En effet, les établissements connaissent souvent les postes dont ils disposeront bien avant la sortie du Journal Officiel. Dans ce cas, il pourrait être utile de publier les profils de postes << susceptibles d'être vacants >>. L'automate contactera alors le posteur de profil lors de la sortie du Journal Officiel pour lui demander de donner le numéro de poste.

L'opération << Profils de Postes 1999 >> sera appuyée par une campagne de publicité : annonces sur les différentes listes de la Guilde, mise à disposition d'affiches prètes à imprimer. Comme pour le concours 1998, nous ferons un mailing à toutes les présidences et directions d'établissements et nous rajouterons aux destinataires quelques sociétés savantes ainsi qu'un certain nombre de commissions de spécialistes.

Un autre axe de développement est l'extension de la machine à profils vers d'autres types d'emplois : contrats à durée déterminée (les << postdocs >>) mais aussi emplois dans le secteur privé. Deux axes d'amélioration sont à l'étude :

L'interface pour la recherche d'offres d'emploi dans les bases de données ainsi constituées ;
Le mailing automatique mais à la carte dans un ensemble de listes type hd-emploi suite à la saisie d'une nouvelle offre d'emploi.

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Pascal Degiovanni
Sat Jan 9 15:36:30 MET 1999

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